お客様の悩みにピンポイントでアプローチ

 

• ●1ヶ月の電話が150件以下
• ●営業電話をブロックしたい
• ●全スタッフ分の通知ではなく､必要な情報だけ通知したい
• ●折返しに必要な情報は確認しておいて欲しい
• ●相手によって応対を変えたい
• ●相手に違和感を与えない自然な対応をして欲しい

 

ビジネスアシストが選ばれる理由

ビジネスアシストのプランは､必要な応対がすべてセットになっています｡
「ミニマムなプランだと思っていたのに､やりたい事を詰め込んだら料金がかなり上がってしまった」「料金内ではできないことが多かった」という方にもビジネスアシストなら安心してご利用いただけます。

 

応対方法を自由に選択

一般的な電話代行

●全ての電話に折返しと対応される
●外出中か不在しかパターンがない
●メールフォームの案内をしてもらえない
●営業電話にも折返しと対応される

ビジネスアシスト

●フォーム案内､別番号案内､折返し対応など自由に設定
●バイネームごと､部署ごとに応対方法を設定、求人､注文､経理宛など
●わかりやすいキーワードであれば､キーワードごとも可
●デイリースケジュールに合わせて､時間ごとの応対変更可能
●営業電話は断る営業､断らない営業を設定

 

ヒアリング項目を選択

一般的な電話代行

●ヒアリング項目を選べない(社名､名前､連絡先のみ)
●フルネームや､氏名の漢字の確認､部署名の確認など聞く対応が追加出来ない

ビジネスアシスト

●ヒアリング項目は自由に設定(プランにより､追加項目数の制限あり)
-士業事務所→折返し希望時間
-保険代理店 → 証券番号
-通信販売 → 購入者番号 など
●フルネーム､氏名の漢字の確認､部署名､内線番号などの確認､追加可能
●応対方法と組み合わせて､特定の場合のみヒアリング項目を追加も可能

 

相手に合わせた臨機応変な対応

一般的な電話代行

●マニュアル通りの決められた対応

ビジネスアシスト

●オペレーターが個々に裁量権をもっているため､その時の状況に一番適した応対を行います

 

対応事例サンプル)

ヤマダ商事のヤマダと申します｡今さっき着信があったんで､折り返したんですが… と電話が入った場合

 
■一般の電話代行

電話代行A社)	ヤマダ商事のヤマダ様でいらっしゃいますね｡いつもお世話になっております｡ あいにく担当者が外出しておりますので､折り返しように申し伝えます｡
お客様)	え？今着信があったんですけど､外出されたんですか？どなたが電話くださったんですか？
電話代行A社)	恐れ入りますが､どの者がお電話したかはわかりかねますので､確認して折返しご連絡いたします｡
お客様)	えー､はあ､まあわかりました…
電話代行A社)	恐れ入りますが､お電話番号をお願いいたします｡
お客様)	いや､着信があったんでご存知だと思いますよ..

と煮え切らない微妙な雰囲気になります。

 

■ビジネスアシスト

電話秘書)	ヤマダ事務所のヤマダ様でいらっしゃいますね｡いつもお世話になっております｡ 折返しのお電話をいただきありがとうございます｡ 大変申し訳ございませんが､ ご連絡差し上げた者が席を外してしまったため 戻り次第､再度こちらからご連絡差し上げてもよろしいでしょうか｡
お客様)	わかりました｡すぐ戻られますか？
電話秘書)	席を外しているだけですので､すぐに戻るかと存じます｡ お電話を控えた方がよいお時間があれば､その時間をさけて再度お電話差し上げますが､いかがいたしましょう｡
お客様)	10分以内に折返しもらえるなら､すぐに電話もらって大丈夫なんですが 30分後から会議にはいるので､遅くなるようなら14時以降でお願いできますか？
電話秘書)	かしこまりました｡合わせて申し伝えます｡

 

ポイント1:｢今さっき着信があった｣と相手が言っていること｡さっき着信があったのに､外出中ではおかしい｡
ポイント2:着信があったのに､電話番号を聞くのもおかしい

このように､本来の指示通りではなくても相手の状況に合わせて応対を変更し､自然に通話を終了させます｡

 

ビジネスアシストがここまで出来る理由

アルバイトやパート、派遣など、様々な雇用形態でオペレーターを雇用している電話代行会社は、定められたルールに従い、ルール通りにしか対応することができません。
また、誰がとっても同じように応対ができるよう、決められたフォーマット通りの対応しか許容されません。

これは、オペレーターの応対品質を一定に保つことが難しいからです。
雇用形態がバラバラだと、社内の価値観や意識の統一が難しく、指示が複雑化されるほど、人の読み解く力が必要になります。
誰でも理解できる指示を出すためにはフォーマットをシンプルにするのが最も効果的です。

そのため、ミスを少なくし同じクオリティを保つためには、応対フォーマットの簡略化とルール通りの応対が必要です。
しかし、ビジネスアシストでは、電話代行サービスは単なる電話取次のサービスではなく、まるで自分に「秘書」がついていて、代わりに電話対応してくれたかのような、企業として自然な電話取次を行うべきだと考えます。

 

高いホスピタリティを有する経験豊富なオペレーターが対応

• ●厳選したスタッフを正社員として雇用
• ●秘書検定2級以上保持者
• ●入社後約2ヶ月半の徹底な研修と半年間の試用期間
• ●雇用後も日々業務時間外にフィードバックと研修を行い、定期的に査定を実施してオペレーターの品質を維持
• ●MVV（Mission, Vision, Values）を共有し浸透することで、オペレーター全員の思いや考え方を統一しスタッフの品質向上

 

秘書検定を取得することで、一般常識を身につけ、適切な気遣いと過剰なバランスを理解します。
しかし、「ここまでした方がいいだろう」と感じることが、相手にとっては過剰に感じる場合もあります。
どこまでが適切な行動範囲であり、何が適切な気遣いであるかを統一するために、同じ資格を保有することで基準を設けています。

ビジネスアシストは、お客様のビジネスニーズにマッチした電話代行サービスを提供し、高品質なサービスを継続的に提供してまいります。

何かご質問やご希望がございましたら、お気軽にお知らせください。