『作成の際の注意点』

秘文書の作成や取扱いは信頼に関わることですから、徹底して行わなければなりません。まず作成する際の注意点ですが、「秘」扱いの文書の文案や原稿は作業中も厳重に管理する必要があるため、離席するときには一旦コンピューター内に保存して画面を閉じ、第三者に見られないようにします。

作成中に関係者以外の人が近づいてきたらデータを保存し、作業を終えるか別の画面に切り替えましょう。保存する場合は、記録媒体の保管にも注意してください。

文書のコピーを取るときは周囲に人がいないことを確認し、必要枚数だけをコピーするようにしましょう。ミスコピーしたものはシュレッダーで破棄します。

『取扱いの注意点』

「秘」文書を机の上に広げているときに人が来たらさりげなく裏返し、離席するときには鍵の掛かる机の引き出しにしまいます。持ち歩く時は透けない封筒に入れますが、封筒に「秘」などと書かないようにしましょう。

他部署の部長などに渡すときは、表には部長名とその左に「進展」と書くようにします。そして必ず部長本人かその秘書に渡し、文書受け渡し簿に受領印をもらいます。両者が不在の場合は持ち帰り、改めて届けましょう。決して他の人に預けたりしないようにしてください。
複数の人に配布する際は、コピーした文書に連番を付け、誰に何番を渡したか記録します。

『郵送時の注意点』

「秘」文書を社外へ発送するときには、封筒を二重にします。内側の封筒に「秘」扱い文書を入れて「秘」の表示をし、さらにそれを透けない別の封筒に入れます。外側の封筒には宛先を書き、宛名の左側には「進展」と表示します。確実に届けるために簡易書留か一般書留で送り、控えの伝票を保管しておくこと。発信簿に記録を残し、最後に、送ったことを相手に電話で知らせておきましょう。