『来客なのに、上司がいない！？』

上司が不在中に、初対面のあいさつでお客様がいらっしゃった場合はどうしたらよいでしょうか。まずは上司が不在のことをお詫びし、代理で対応できる社員がいたら対応してもらいます。

もし対応できる人がいない場合は、自分を名乗り、相手の方の名刺をお預かりしましょう。文言としては「お越しいただきましてありがとうございます。あいにく〇〇（上司）は外出しておりますので、恐れ入りますがお名刺をお預かりしたいのですが・・・。私は秘書の〇〇と申します。お越しいただきましたこと、〇〇（上司）に申し伝えます」などが適切です。

『同じ初対面のあいさつでも・・・』

同様に初対面のあいさつでも、お断りする場合もあります。例えば、上司が日ごろ「なるべくかかわりたくない」と言っていた取材の依頼だった場合などは、対応が変わります。留守を預かっている立場ですから、断っておくのが秘書の役目です。「申し訳ございませんが、そのような取材には応じられません」と丁寧にお断りしましょう。

安易に帰社時間や翌日以降の予定を伝えたりせず、例え面会の予約を取りたいと言われても「しばらくスケジュールが詰まっていて、上司に聞かないとはっきりしたことは分からない」とします。

『判断は日ごろのコミュニケーションから』

必要な面会か否かを判断するためには、上司の意向を知っておく必要があります。そのため、上司が何を必要とし何を不要とするか、常日頃からコミュニケーションを取っておくことが大切になります。

例えば、好きな人に喜んでもらうために、相手の好みをリサーチすることはよくありますよね。相手を知ってこそ、相手にとって本当に必要なサポートができる・・・そういう意味では、秘書は『人間が好きか、人に興味があるか』というところも大切な要素かもしれません。