提案事例 - 電話代行・秘書代行・電話受付代行サービス
販促品の企画、製造業：約68％の不要な電話をカットし生産性が向上。顧客問合せもフォーム誘導もスムーズに。
社名J＆Cサプライ株式会社
業種販促品・ノベルティグッズの企画・製造
規模従業員数10名以下（入会時）
営業電話の排除だけでなく、新規問合せに関してはフォームへ誘導、バイネームの時には担当者の携帯に取次など、電話の一次受けを自動化。スタッフが出てしまうと、どうしても電話で答えないといけなかったが、電話受付を通すことで、フォームへ誘導がスムーズになり、フォームからの連絡が望ましい電話を含めると全体の約68％が対応不要な電話なことが判明した。
導入前
導入前の悩み
テレワークの導入に伴い、電話の一時受けを自動化したいと思っていた
電話代行に望んだこと
顧客からの質問（製造可能な商品かかどうか、製造日数に対する問い合わせ、見積もりなど）に対して、サイトに明記してあるぐらいの項目であれば回答。答えられないものは、問い合わせフォームを案内して欲しい
電話でスタッフを指名された場合は、商品発注契約などが進んでいる方とみなし、ご用件にかかわらず、電話を直接携帯へ取り次いで欲しい
Chatworkでの報告を希望。
トライアル後
解決したこと
営業担当は電話対応の時間を省くことができるようになり、業務に専念、生産性の向上に繋がった
緊急の案件に対して、チャット報告だけでは、すぐに気がつくことが難しいことがわかった。緊急案件は携帯電話へ電話で連絡などが望ましい。
相手がスタッフ名を指名してきても、指名されたスタッフはその担当でない事があった。そのため、電話の取次は指名されたスタッフへ取次のではなく、用件別で取次先を変えることも必要だった。
実際の効果
１ヶ月の受電数のうち、約41％が不要な電話。さらに、本来は電話対応ではなく、フォームからの連絡が望ましい電話を含めると全体の約68％が対応しなくてよい電話だった
利用してから必要だったと感じたこと
緊急時の通知
緊急の案件に対して、チャット報告だけでは、すぐに気がつくことが難しいことがわかった。緊急案件は携帯電話へ電話で連絡などが望ましい。
用件による担当者の選択
相手がスタッフ名を指名してきても、指名されたスタッフはその担当でない事があった。そのため、電話の取次は指名されたスタッフへ取次のではなく、用件別で取次先を変えることも必要だった。
