提案事例 - 電話代行・秘書代行・電話受付代行サービス
WEB制作業：約68％の不要な営業電話を排除し業務に集中でき、業務効率もアップ。
社名株式会社ニューロマジック
業種WEB制作
規模従業員数89名（入会時）
専門職入社の若手社員は、決して電話対応が得意なわけではない。電話が彼等のストレスになり、報告される方も要点がまとまっておらずストレスを感じていたが、全員が本来の業務に集中できること、報告内容なわかりやすく、次にとるべきアクションが明確なことは、業務効率を飛躍的に上げた。
導入前
導入前の悩み
代表電話を若手社員へ任せていたが、実は不平等で非効率だと感じていた。
若手社員といえど、専門職入社で電話応対が本来の業務ではない。 電話のたび業務を中断し再び集中力を高めるまでに時間がかっていた。
全社員にIP電話の番号を割り振っているので、顧客からの電話のほとんどは直接担当者のスマートフォンにかかり、固定電話にかかってくる電話が非常に限られていて、営業電話が多かった。
電話代行に望んだこと
営業電話は排除し、報告も不要。
社内で利用している、社内全体で確認ができるシステムに報告してほしい。
スタッフ名はフルネームで確認してほしい。
用件のヒアリングをしてほしい。
トライアル後
解決したこと
全社員が本来の業務に集中できるようになった。
メールで報告を受けた人が､次にどんなアクションをとればよいか常に明確になった。
自社対応していた時は、電話で話している時間以外にも、電話を保留して担当者を探したり転送したりする時間があり、電話に割いていた時間が想像よりも多いことがわかった｡
昼休みの時間帯は外出する社員が多く、何コールも待たせてしまったり、社員の知識や経験の差によってできる応対の品質のばらつきが解消した。
実際の効果
１ヶ月の受電数のうち、約68％が不要な電話だった。
継続年数が増えるほど、営業会社リストのデータもたまり、精度が上がった。
利用してから必要だったと感じたこと
報告の分別ができること
１ヶ月の受電件数は60件を超えますが、そのうち7割が営業電話でした。営業電話はお断りし、報告も不要。実際の報告件数は20件程度だったため､データの精査がしやすかった｡
｢外出中｣以外で基本対応が設定できること
トライアル時に外出中の対応をしたところ、トラブルになるケースがあり「離席中」へ変更。その後全社員在宅勤務に切り替わり、現在は『在宅勤務中」のアナウンスへ変更し､トラブルがなくなった｡
バイネームでも､細かい用件のヒアリングをすること
個人名でヘッドハンティングの電話がかかってくることが多かった｡しかし､業種的に個人客からの電話は入らないので、個人名からのバイネームの電話はヘッドハンティングの可能性を考えて､細かく用件を確認するようにした。（言わない場合は取り次げないと断ってもらった）
スタッフ名簿は退職者も登録できること
現職スタッフだけでなく、かかってくる可能性のある（向こう2〜3年・または役付の方など）退職者名を登録しておくことで、不要な電話の排除の精度があがった。
個人情報を含む件はSNS投稿前に確認してくれること
社内全体で確認ができるSNSへ報告する場合、個人情報が含まれる電話は投稿を控えた方てほしいことがある｡ビジネスアシスト側の判断で全体への報告を控えた方がよいと感じた用件は、報告前に確認してもらう設定にした。
