「電話代行の利便性」+「秘書のクオリティ」
ビジネスアシストは【電話秘書サービス】を
ご提案します！
コストパフォーマンスはそのまま、「電話代行」のメリットにスキルの高い「秘書サービスのクオリティ」をプラス。
ビジネスアシストの【電話秘書サービス】なら、電話絡みのストレスから解放され、
本来やるべき業務に集中できるだけでなく、丁寧な応対を通じて「会社の信用アップ」にもつながります!
提案事例
業種弁護士事務所
規模所属弁護士3名（入会時）
導入前
導入前の悩み・解決したいこと
コロナ禍におけるテレワークの導入で、受電業務が弊害になっていた。
事務員の病欠などによる、予定外の休みをカバーするための備えをつくっておきたかった。
電話代行に望んだこと
弁護士事務所の電話は伝言で終了することも多い。全てを折り返し対応とせず、用件の聞き取りをしたうえで判断して欲しい。
相手社名・氏名はもちろん、用件の聞き取りに対して正確性（用語の聞き取りなど）が欲しい。
トライアル後
解決したこと・わかったこと
急な予定の変更、電車の遅延、スタッフの病欠など、予定外のことに対応するのがストレスだったが、そのストレスが解消された。
受電内容のまとめ方が整理されており、事務所のスタッフにも受電内容を報告する際の参考にしてもらうことができた。
実際の報告
事件番号や、なぜ連絡を希望しているのかが明確なので、準備して連絡することができた。
また、事務員から代理で連絡しても問題ない案件なのかも検討がつくため、仕事が振りやすい。
応対事例
- 電話秘書：
- はい、伊東法律事務所でございます。
- 裁判所：
- 東京地裁民事20部 通常管財係の田中と申します。
- 電話秘書：
- 田中様ですね、いつもお世話になっております。
- 裁判所：
- 伊東先生に管財人をお願いしたい新件がありましてご連絡いたしました。
- 電話秘書：
- ありがとうございます。申し訳ございません、伊東はあいにく外出していおりますが、直ぐに連絡を取り、折り返しご連絡させていただいてもよろしいいでしょうか。
- 裁判所：
- 大変恐縮なんですが、先生と10分以内で連絡を取ることは可能でしょうか。
- 電話秘書：
- 出先の状況にもよりますが、このあと直ぐに連絡を取らせていただきます。
- 裁判所：
- ありがとうございます。身勝手なお願いですが、10分後に連絡がなかったら、今回の件は見送らせていただき、また、別件でお願いしてもよろしいでしょうか。
- 電話秘書：
- そちらも合わせて申し伝えます。
- 裁判所：
- 大変恐縮で申し訳ございません。よろしくお願い致します。電話番号は03-1234-5678の田中と申しますので。
- 電話秘書：
- かしこまりました。
- 裁判所：
- よろしくお願いいたします。
- 電話秘書：
- ご連絡いただき、ありがとうございました。
緊急を要し、タイミングを逃したら別の事務所に渡ってしまう「地裁からの管財人依頼」も、ビジネスアシストの弁護士プランなら、経験豊富なスタッフがジャストインタイムでの対応を行いますので安心。チャンスを逃さず、しっかりとビジネスにつなぐオペレーションを支援いたします。
- 電話秘書：
- はい、伊東法律事務所でございます
- 弁護士会：
- 東京弁護士会､事務の田中でございます。
- 電話秘書：
- 田中様、いつも大変お世話になっております。
- 弁護士会：
- お世話になっております。伊東先生いらっしゃいますか？
- 電話秘書：
- 申し訳ございません、あいにく伊東が外出しておりまして・・よろしければご伝言を承りますが・・
- 弁護士会：
- お出かけになってしまったのですね。実は昨晩、伊東先生に少年事件の当番弁護士の件で折り返しのお電話をお願いしていたのですが、別の先生にお願いできましたので、この件での折り返しのお電話は不要とお伝えいただけますか？
- 電話秘書：
- 少年事件の当番弁護士の件は折り返し不要という事ですね、かしこまりました。伊東に申し伝えます。
- 弁護士会：
- ありがとうございます。そちらとは別件になりますが、成人男性の事件を伊東先生にお願いしたいと思いまして、これからFAXをお送りいたしますので、ご確認いただけますようお伝えください。
- 電話秘書：
- かしこまりました。FAXが届きましたら確認するように伊東に申し伝えます。
- 弁護士会：
- お願いします。渋谷警察の管轄事件になります。
- 電話秘書：
- 渋谷警察ですね。併せて伝えます。FAXを確認後、田中様に伊東から折り返しご連絡を差し上げた方がよろしいでしょうか？
- 弁護士会：
- 内容を確認いただきまして、一度お電話いただけますでしょうか？
- 電話秘書：
- かしこまりました。田中様のお電話番号をお聞きしてもよろしいでしょうか？
- 弁護士会：
- 03-3333-4444 内線555 です。
- 電話秘書：
- 03-3333-4444 内線555 東京弁護士会 田中様ですね。かしこまりました。FAXを確認した上で折り返しご連絡するように申し伝えます。
- 弁護士会：
- よろしくお願いします。
- 電話秘書：
- かしこまりました。お電話ありがとうございました。失礼いたします。
- 電話秘書：
- はい、伊東法律事務所でございます。
- 裁判所：
- 地方裁判所 沼津支部刑事部の田中と申しますが。
- 電話秘書：
- 田中様、お世話になっております。
- 裁判所：
- お世話になっております。伊東先生が私選弁護人でつかれている 山田太郎さんの公判期日の日程調整をさせていただきたいのですが･･･
- 電話秘書：
- 日程調整でございますね。申し訳ございませんが、あいにく伊東が外出をしておりますので、確認しましてご連絡させていただきます。
- 裁判所：
- はい、わかりました。それでは候補日を申し上げていいですか？
- 電話秘書：
- はい、お願いいたします。
- 裁判所：
- 一番早い期日が8月1日月曜日の13：30か14：30。次が8月5日の10：00か11：00。
- 電話秘書：
- 8月1日月曜日の13：30か14：30、もしくは8月5日の10：00か11：00 ですね。
- 裁判所：
- はい、このあたりで調整できればと考えています。
- 電話秘書：
- かしこまりました。伊東に日程を伝えまして、折り返しご連絡させていただきます。
- 裁判所：
- お願いいたします。
- 電話秘書：
- 田中様、恐れ入りますがお電話番号をお聞きしてもよろしいでしょうか？
- 裁判所：
- はい。055-123-4567 内線123番です。
- 電話秘書：
- 055-123-4567 内線123番 沼津支部刑事部の田中様ですね。ご連絡差し上げるように伊東へ申し伝えます。
- 裁判所：
- よろしくお願いします。
- 電話秘書：
- はい、かしこまりました。お電話ありがとうございました。
サービス一覧・料金
弁護士・法律事務所専用ライト専任秘書スタッフ対応
秘書検定2級以上を保有した専任スタッフが貴社専任の秘書としてお仕事をサポートいたします
30,000円
月額料金（税別）
- 対応秘書：専任秘書スタッフ応対
- 基本コール数：120コール
- 対応時間：9:00〜18:00
- 対応曜日：月〜金（平日）
- 貴社名応対
- 勧誘セールス電話分別
- ホットライン
- 言付け伝言
- スケジュール把握
- 会社情報案内
- Eメール即時報告
- スタッフ様登録数：5名
- コールオーバー：300円/件
- 日次レポート：Eメール
- 時間外アナウンス：全社共通
- 緊急時携帯連絡
- 採用受付対応
- 道順案内
弁護士・法律事務所専用スタンダード上級秘書スタッフ対応
秘書検定2級以上を保有した専任スタッフが貴社専任の秘書としてお仕事をサポートいたします
60,000円
月額料金（税別）
- 対応秘書：上級秘書スタッフ応対
- 基本コール数：150コール
- 対応時間：9:00〜18:00
- 対応曜日：月〜金（平日）
- 貴社名応対
- 勧誘セールス電話分別
- ホットライン
- 言付け伝言
- スケジュール把握
- 会社情報案内
- Eメール即時報告
- スタッフ様登録数：10名
- コールオーバー：600円/件
- 日次レポート：Eメール
- 日次レポート： FAX
- 時間外アナウンス：全社共通
- 緊急時携帯連絡
- 採用受付対応
- 道順案内
- 内線感覚取次ぎ
- 内線取次ぎスケジュール把握
- SNS報告（Slack、LINE、Chatwork報告）
※月額基本料金は毎月前払い制ですが、超過料金等は後払いにて申し受けいたします。
※毎月、コンスタントに基本コール数を超える場合は、お受付が難しくなります。
※年末年始、夏期休暇（3日間）はお休みをいただいております。
オプション一覧
- 貴社専用時間外アナウンス
- 貴社オリジナルメッセージを時間外にお流しいたします（初期費用3,000円）
- 1,000円/月（税別）
- 時間延長
- 平日18：00～19：00までの1時間を延長いたします
- 3,000円/月（税別）
- スタッフ5名様追加
- ご登録のスタッフ枠を増やせます
- 5,000円/月（税別）
- 専用FAX番号貸し
- 受信したFAXをメールで簡単に確認ができます（PDF､TIFF）
- 4,000円/月（税別）
- 夏期休暇対応
- 夏期休暇期間中(お盆の平日3日間)も電話応対いたします
- 4,500円〜/月（税別）
応対報告先カスタマイズ・内線取次先カスタマイズ機能
ビジネスアシストのサービスは、貴社のスタッフ様毎に、個別にEメールをお送りいたします。
メールアドレスはお一人あたり、最大２箇所まで登録することができ、パソコンと携帯のアドレスに同時にお送りしたり、社内共用アドレスと個人アドレスにお送りしたり、ご自由にカスタマイズいただけます。
また、スタンダードプラン以上の場合、ご用件別にご報告先を変更できます。銀行からのお電話は経理ご担当者様や代表者様だけにEメールをお送りするなどの細かく設定が可能です。
さらに、内線感覚取次ぎサービスもスタッフ様毎に、個別におつなぎすることができます。電話番号をお一人につき1箇所ずつ登録できますので、スピーディーに必要な案件を効率よく対応できます。
Eメール報告例
基本の報告例
各スタッフ宛は、各スタッフ毎の携帯へメール報告いたします。
各スタッフは、各自でご用件を対応していただきます。
※10名様まで個別アドレス宛てに基本料金内でご利用できます。
ライトプランは5名様まで個別アドレス宛のご利用となります。
利用者の声
-
“良い意味で裏切られました”
独立したてのころ、経費をおさえておきたいこともあり、電話代行を探していたところビジネスアシストの電話秘書サービスと出会い利用を開始しました。
法律事務所の電話対応は、伝統的に、「正確さ」「機密保持」の2点が大切です。しかし、今では業界の競争も厳しくなってきたため、この２点に加えて「顧客サービス」「親身な対応」が必要不可欠になりました。
この４つを電話対応で求めていくには、事務員さんを雇っても難しいと認識していました。それを外部に、コストを抑えて頼むのですから、応対のクオリティは大して期待をしていませんでした。
しかしこの予想は、良い意味で裏切られました。
正確な聞き取りと親身な対応。電話を受け次第、メールで迅速に報告。急を要する場合は、メールだけでなく、携帯電話へ連絡を入れてきてくれる。更にお客様からは、「事務の方の感じが大変良かったですよ」と褒められることもあります。
今では、私たちの法律事務所でも事務員さんを雇っていますが、ビジネスアシストさんの電話秘書サービスは、これからも利用し続けていきます。弁護士
弁護士法人 横浜パートナー法律事務所
代表弁護士 大山 滋郎 氏
ビジネスアシストが選ばれる理由
契約までの流れ
お申込みからサービス開始まで、1〜2 営業日(通常)で対応いたします。
手続きは「所定の申込書をお送りいただく」だけ。
登記簿謄本や免許証等の身分証明書の提示は必要ありません。
ただし住所貸し/電話番号貸しサービスをご希望の場合のみ、本人確認用書類(登記簿謄本、免許証等の身分証明書)が必要となります。
お申し込み
1.お客さまから[フリーダイヤル]や[お問い合わせフォーム]にてお問い合わせの後、弊社よりメール、FAX、郵送など、所定の方法にて申込書を送付させていただきます。
2.申込書が届き次第、お客さまにて必要事項をご記入のうえ、ご返送ください。
弊社よりお電話 / 確認書送付
お申し込みされた内容に基づき、応対内容、連絡方法、開始日、テスト日などの確認をさせていただいたうえで、申込プラン確認書を送付。ご利用料金、サービス内容、注意事項、約款の確認をしていただきます。
転送サービスお申し込み / 設定
NTTボイスワープ等、各種電話転送サービスへのお申し込み手続きをしていただきます。お手続き完了しだい、弊社システムにてお客さま情報を登録、回線設定を行います。
お電話転送テスト
御社からの転送のテストおよび、御社スタッフさま宛のメール受信の確認を行っていただきます。
サービス開始
開始日に合わせたサービスご利用料金をご入金を確認しだい、ご指定の日からサービスを開始いたします。
・転送をしていただくプランのご利用には、NTTのボイスワープ（転送サービス）等が必要となります。（NTTより毎月の請求書に加算されます）
| 工事料 | 利用料 | |
|---|---|---|
| アナログ、ISDN回線 | 無料 | 住宅用500円（税別） / 事務用800円（税別） |
| ひかり電話 | 2000円（税別） | 500円（税別） |
・もうすでにボイスワープ等をご利用のお客様は、転送先電話番号を弊社指定の番号に設定していただくだけでご利用できます。
